Разделы

Авто
Бизнес
Болезни
Дом
Защита
Здоровье
Интернет
Компьютеры
Медицина
Науки
Обучение
Общество
Питание
Политика
Производство
Промышленность
Спорт
Техника
Экономика

Электронный документооборот

 

В современных условиях документационное обеспечение управления в организации немыслимо без введения системы электронного документооборота. Это не просто инновация, но радикальное управленческое решение, не имеющее аналогов в традиционном управлении информационными потоками организации. Системы электронного документооборота (СЭД) существенно оптимизируют скорость протекания бизнес-процессов и повышают конкурентоспособность организации.

Если история электронного документооборота начинается в 1980-х гг., то нормотворческая деятельность в этой области началась намного позже. Предпосылкой для принятия любого закона обычно является определение круга вопросов и проблем, нуждающихся в правовом урегулировании. Такая необходимость возникла только в 1995 г., и первым нормативным документом, непосредственно связанным с электронными документами, стал Федеральный закон от 1995 г. N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации". Следующий значительный Закон в этой области был принят лишь в 2002 г.: от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". Нормативная база, связанная с электронными документами и электронным документооборотом, постепенно пополнялась. В первую очередь это:

- Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (ред. от 08.11.2007, утратит силу с 1 июля 2012 г.);

- Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (ред. от 01.07.2011);

- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (ред. от 27.07.2010);

- Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ "О коммерческой тайне" (ред. от 11.07.2011);

- Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (ред. от 06.04.2011);

- Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (ред. от 27.07.2010);

- Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (ред. от 25.07.2011);

- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования".

Но этих документов было недостаточно, и, так как в течение многих лет государство не предъявляло никаких единых требований к системам электронного документооборота, каждое ведомство, каждый орган власти создавал для себя такую систему электронного документооборота, какую считал нужной. В результате электронный документ, подготовленный в одной системе, не мог быть не только автоматически обработан в другой, но иногда даже прочитан, в силу того что использовались различные текстовые редакторы. Можно сказать, что межведомственный документооборот в России до сих пор бумажный. Каждое ведомство распечатывает и размножает бумажные документы, подготовленные в СЭД, а затем отправляет их по почте. А при приеме эти документы снова переводят в электронную форму путем сканирования и вводят в собственную СЭД.

Согласно п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" электронным документом признается документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Статьей 3 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" также установлено, что:

- электронным документом является документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

- электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

В соответствии с п. 1 ст. 4 Закона N 1-ФЗ электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

- сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

- подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

- электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Из изложенного следует, что правильно составленные первичные учетные документы на бумажном носителе и документы в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи являются равнозначными, то есть имеют одинаковую юридическую силу.

 

Применение информационных технологий в таможенном оформлении выражается в двух аспектах:

предварительное информирование таможенных органов о товарах и транспортных средствах до пересечения ими таможенной границы (далее - предварительное информирование);

декларирование товаров посредством подачи декларации на товары в электронной форме, а также представление при таможенном оформлении документов, подтверждающих заявленные в декларации на товары сведения, в электронной форме.

Стандартными правилами 3.11, 3.18 и 3.21 Генерального приложения к Международной конвенции об упрощении и гармонизации таможенных процедур (Киотская конвенция) закреплена возможность представлять таможенным органам декларацию на товары, а также подтверждающие документы в электронном виде посредством электронных средств связи. Глава 7 Киотской конвенции посвящена применению информационных технологий. Так, указывается, что в целях поддержки проведения таможенных операций таможенная служба применяет информационные технологии в тех случаях, если это экономически выгодно и эффективно для таможенной службы и участников торговой деятельности.

Действующий в настоящее время Таможенный кодекс Таможенного союза выделяет две формы таможенного декларирования товаров: письменную и электронную (ст. 179 ТК ТС). Декларант вправе самостоятельно выбрать наиболее приемлемую для него форму декларирования. Первоначально проект Федерального закона "О таможенном регулировании" не изменял данных положений. Однако Федеральный закон "О таможенном регулировании в Российской Федерации" (ст. 204) в окончательной редакции закрепил электронную форму декларирования товаров как основную и приоритетную. Правительству Российской Федерации предоставлено право устанавливать перечни товаров, таможенных процедур, а также случаи, при которых декларирование может осуществляться в письменной форме.

Действующее законодательство предоставляет два способа декларирования товаров в электронной форме, которые отличны порядком передачи электронных сведений:

передача данных посредством прямого канала связи между таможенным органом и декларантом при подключении последнего к ведомственной интегрированной телекоммуникационной сети или локальным вычислительным сетям единой автоматизированной информационной сети таможенных органов (технология ЭД-1);

представление таможенным органам сведений в электронной форме с использованием международной ассоциации сетей Интернет (технология ЭД-2).

В случае применения технологии ЭД-1 автоматизированные рабочие места декларанта (компьютеры с необходимым программным обеспечением) подключаются непосредственно к локальной сети (ведомственной интегрированной телекоммуникационной сети) таможенного органа. Порядок и условия такого подключения регламентированы Приказом ГТК России от 2 апреля 2002 г. N 303 "О введении в действие Временного положения о порядке подключения абонентов сторонних организаций к ведомственной интегрированной телекоммуникационной сети ГТК России". Данная технология информационного взаимодействия имеет ряд особенностей. Во-первых, к локальной вычислительной сети таможенного органа могут быть подключены автономные рабочие станции (абонентские пункты) либо выделенные сегменты локальной вычислительной сети сторонней организации при условии, что они изолированы от сетей общего пользования, информационных сетей других организаций, иных вычислительных сетей подключаемой организации.

Во-вторых, возможность подключения сторонней организации к ведомственной интегрированной телекоммуникационной сети ставится в зависимость от технической оснащенности ближайшего к подключаемой организации таможенного органа.

В-третьих, сторонняя организация (декларант) обеспечивает оснащение, монтаж, установку, настройку каналов связи, средств защиты информации (межсетевых экранов, антивирусной защиты, средства контроля доступа и пр.), программно-аппаратных средств, необходимых для подключения абонентского пункта.

В-четвертых, после утверждения начальником таможенного органа положительного заключения комиссии должностных лиц таможенного органа, рассмотревшей готовность абонентского пункта организации к подключению, между организацией и таможенным органом заключается соглашение об информационном взаимодействии. Такое соглашение, по сути, носит гражданско-правовой характер, в то же время регулирует порядок представления электронных сведений декларантом таможенному органу, определяет права, обязанности и ответственность организации-декларанта как субъекта публично-правовых отношений.

Технология представления таможенному органу сведений в электронной форме посредством прямого подключения к ведомственной интегрированной информационной сети таможенных органов чрезвычайно сложна для выполнения и, как справедливо отмечено в Решении коллегии ФТС России от 17 декабря 2004 г. "О программе развития и внедрения в таможенных органах Российской Федерации электронной формы декларирования товаров и транспортных средств", выгодна при перемещении товаров по долгосрочным контрактам организациям, имеющим собственные автоматизированные бизнес-системы учета, а также при оформлении деклараций с большим количеством наименований товаров. Сложность реализации прямого подключения к локальной вычислительной сети таможенного органа, высокая стоимость оборудования и программного обеспечения делают данную технологию реализации электронного декларирования доступной лишь для крупных участников внешнеэкономической деятельности и таможенных брокеров (таможенных представителей). Активное распространение широкополосного доступа в глобальную сеть Интернет, представляется, делает технологию электронного декларирования ЭД-1 в настоящее время мало востребованной.

Второй способ представления таможенным органам сведений в электронной форме реализуется посредством передачи информации через международную ассоциацию сетей Интернет. Приказом ФТС России от 24 января 2008 г. N 52 "О внедрении информационной технологии представления таможенным органам сведений в электронной форме для целей таможенного оформления товаров, в том числе с использованием международной ассоциации сетей Интернет утвержден Порядок подключения информационных систем, предназначенных для представления участниками внешнеэкономической деятельности сведений таможенным органам в электронной форме с использованием информационно-вычислительных сетей общего пользования.

 

Для того чтобы получить доступ к системе, которая позволяет отправлять электронные декларации в ФТС, требуется выполнить несколько шагов.

В первую очередь следует разобраться в нормативно-правовых актах, регламентирующих технологию электронного декларирования:

Приказ ГТК России от 27 мая 2004 г. N 619 "О проведении организационно-технических мероприятий по внедрению электронной формы декларирования".

Приказ ГТК России от 30 марта 2004 г. N 395 "Об утверждении Инструкции о совершении таможенных операций при декларировании товаров в электронной форме".

Приказ ФТС России от 31 января 2005 г. N 64 "О Решении коллегии ФТС России от 17.12.2004 "О программе развития и внедрения в таможенных органах Российской Федерации электронной формы декларирования товаров и транспортных средств".

Приказ ФТС России от 24 января 2008 г. N 52.

Во-вторых, компании необходимо выбрать один из двух вариантов подключения к системе электронного декларирования:

1. Отправка документов напрямую в ГНИВЦ ФТС России - менее востребованный на сегодняшний день путь (дорого и долго). Для этого придется выполнить ряд требований ГНИВЦ, которые прописаны в Приказе N 52. Этот путь обойдется в 400 тыс. руб. первоначальных вложений.

2. Работа через информационного оператора: более демократичный и востребованный путь. Посредник берет на себя все обязательства по выполнению условий подключения к системе ГНИВЦ, а также доставку отправляемого декларантом пакета документов. Специалист компании - участника внешнеэкономической деятельности пересылает файлы на сервер информационного оператора, который, в свою очередь, передает их в ГНИВЦ. Возмездное оказание услуг посредником (от 25 руб. за декларацию) избавляет организацию от необходимости держать в штате системного администратора, вкладывать дополнительные средства на оборудование рабочих мест и нести прочие статьи расходов, которые необходимы при прямом подключении к серверу ГНИВЦ.

Третьим шагом компании, которая намерена наладить электронный документооборот с таможенниками, будет заключение договора обслуживания. А также получение ЭЦП и приобретение средства криптографической защиты информации "Крипто PRO CSP". Кроме того, участникам ВЭД, работающим по схеме электронного декларирования, необходимо установить на рабочих местах специализированное программное обеспечение, прошедшее сертификацию ГНИВЦ, для оформления деклараций и прочих сопутствующих документов. Зачастую компании, предоставляющие услуги передачи файлов в ФТС, предлагают сразу весь пакет необходимых инструментов для организации процесса отправки файлов.

 

Отправка декларации

 

Вы прошли все организационные этапы, приобрели необходимые программы и электронные ключи, пора приступить к работе. С чего начать? Следует проверить, подключен ли таможенный пост, через который организация собирается провезти товар, к системе электронного обмена. После чего бухгалтер или другой сотрудник фирмы, отвечающий за подготовку деклараций, формирует электронный пакет документов, состоящий из ГТД и других бумаг, необходимых при таможенном оформлении, заверяет файлы своей ЭЦП и отправляет через закрытый канал связи информационному оператору или напрямую в ГНИВЦ ФТС России. Если документооборот организован через посредника, то письмо будет проверено оператором и в случае обнаружения ошибок возвращено отправителю, это сэкономит время компании. После чего организация, предоставляющая услуги связи, передаст файлы в ГНИВЦ ФТС России, где письмо будет проверено на наличие права доступа конкретного участника ВЭД к системе электронного декларирования и достоверность его цифровой подписи.

Далее происходит пересылка пакета документов из ГНИВЦ ФТС России в базу данных регионального таможенного управления. Там декларация и другие файлы проходят первичный форматный контроль. После чего бумаги поступают на таможенный пост, на котором и будет происходить оформление товаров.

Сообщение о завершении таможенного декларирования поступает, проходя обратно по таможенным каналам, к участнику ВЭД. Таким образом, все необходимые для прохождения грузов через границу бумаги оказываются у сотрудников, которые будут заниматься пропуском товара через пункт контроля.

Процесс электронного декларирования дает неоспоримые преимущества компании. В первую очередь это позволяет не посещать самостоятельно ФТС. Декларант может находиться в любой точке земного шара, территориальное удаление от перевозимого товара и пункта контроля для него не имеет значения. Кроме того, работа в Интернете существенно экономит затраты на трудовые ресурсы фирмы, так как один человек может заниматься провозом сразу нескольких партий продукции через разные пункты таможенного контроля. Есть и еще один плюс. Чиновники уверяют, что электронные декларации сведут на нет махинации и "серые" схемы при транспортировке грузов через границу а также устранят превышение полномочий и взятки сотрудникам ФТС. А работники таможни на местах имеют минимальное влияние на владельцев товара, так как все документы уже прошли проверку и причин не пропускать транспорт с товаром нет.

Очевидно, что электронное декларирование с использованием сети Интернет (технология ЭД-2) в силах реализовать только крупные участники внешнеэкономической деятельности, а также таможенные брокеры. Примечательно, что сложность подключения к системе электронного декларирования вынуждает участников внешнеэкономической деятельности обращаться к услугам посредников в передаче электронной информации таможенным органам - информационным операторам.

Дата публикации:2014-01-23

Просмотров:547

Вернуться в оглавление:

Комментария пока нет...


Имя* (по-русски):
Почта* (e-mail):Не публикуется
Ответить (до 1000 символов):







 

2012-2018 lekcion.ru. За поставленную ссылку спасибо.