В ресторанном хозяйстве

ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Делопроизводство – это деятельность аппарата управления по составлению деловой корреспонденции, ее приему, регистрации, учету, обработке и контролю за ее исполнением.

Наиболее важные вопросы делопроизводства в учреждениях, организациях и на предприятиях определяются основными положениями Единой государственной системы делопроизводства, который представляют собой научно-упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по организации делопроизводства в организациях и на предприятиях.

Положения ЕГСД – это единые правила составления и оформления документов, рациональные принципы документооборота, формы и методы контроля исполнения документов, их хранения, рекомендации по повышению эффективности работы в делопроизводстве, механизация и автоматизация процессов делопроизводства.

Основные направления усовершенствования делопроизводства:

· использование прогрессивных форм и методов работы с документами;

· унификация и стандартизация документов;

· механизация процессов делопроизводства.

Носителем информации в делопроизводстве является документ.

Документ – это материальный объект с информацией, которая закрепляется в установленной форме и используется для реализации процессов управления.

Классификация документов проводится по содержанию, возникновению, предназначению, названию документа, сроком исполнения и другим признакам.

По содержанию документы делятся по административным вопросам, материально-техничных и продовольственных поставок, оперативной деятельности, планирования, бухгалтерского учета, подготовки, воспитания и расстановки кадров и др.

По возникновению документы делятся на служебные и личные.

Служебные документы составляются предприятием или должностным лицом и оформляются в установленном порядке.

Личные документы делятся на те, которые фиксируют факты, события (акты, протоколы, отчеты и др.) для передачи информации на расстояние (листы, телеграммы, телефонограммы и др.).

По месту составления бывают внешние документы и внутренние. По срокам использования и хранения документы делят на две группы – постоянные и изменяющиеся.

По степени оригинальности документы делятся на две группы – оригинальные и копии. Оригинал документа – это первый или единственный его экземпляр. Копия документа точно отражает его содержание.

Административная документация отражает организационные методы управления и делится на служебно-информационную, распорядительную и по личностному составу.

Служебно-информационные документы являются наиболее распространенными носителями информации в системе управления предприятиями ресторанного хозяйства. По содержанию они отражают разные функции управления и имеют одинаковые формы независимо от содержания.

Деловое (служебное) письмо – наиболее распространенный вид документооборота предприятий ресторанного хозяйства. Письмо должно отражать один вопрос, быть лаконичным, изложено понятным языком, в котором не допускается различная трактовка. Текст письма должен составляться с двух частей: в первой части отражают факты, события, явления, которые послужили основой для написания письма, в другой – излагаются выводы, решения и т.д.

Деловые письма подписываются руководителем предприятия или его заместителем, а по финансовым вопросам – главным бухгалтером.

По содержанию и назначению деловые письма делятся на письма-запросы, письма-напоминания, распоряжения, подтверждения и т.д.

Информационные письма имеют разную информацию научно-технического, экономического, оперативного и административного характера.

Служебное письмо должно иметь реквизиты, которые придают документу юридическую силу.

Телеграмма – это контроль сообщения межгородского характера, которая направляется при невозможности передать информацию другим путем.

Телефонограмма – это сообщение, которое передается адресату по телефону при наличии регулярной телефонной связи между адресатом и тем, который дает телеграмму.

Служебная записка – форма оперативной связи должностных лиц при внутреннем документообороте.

Докладная записка – это дело, которое отображает одну из сторон деятельности предприятия.

Акт – это документ, который составляется одним или несколькими лицами, которые подтверждают установленные факты, или явления.

Распорядительные документы оформляются в виде управленческих решений.

Приказ – это правовой акт, который издается руководителем по всем вопросам его компетенции для решения разных задач, которые возникают в деятельности предприятия. Приказы издаются по личностному составу (кадровые) и по общим вопросам.

Распоряжения оформляются по отдельным вопросам деятельности предприятий общественного питания и могут подписываться заместителем руководителя.

Постановления – могут приниматься дирекцией и общественными организациями.

Организация делопроизводства влияет на оперативность, экономичность, надежность работы аппарата управления, организацию и культуру управленческого труда.

При организации делопроизводства специалисты и руководители предприятий освобождаются от выполнения операций, которые им не характерны, при этом повышается эффективность их работы.

Документооборот – это движение документов на предприятиях общественного питания, со времени их получения до выполнения и отправки. Документооборот характеризуется количеством инстанций, которые проходят разные документы в процессе оперативной работы с ними, а также временем, необходимым для прохождения документа.

Для уменьшения количества инстанций и ускорения прохождения документов планируют мероприятия по рационализации документооборота, разрабатывается четкий порядок движения документов в аппарате управления.

В зависимости от объемов роботы и структуры предприятия делопроизводство может быть централизованным. Децентрализованным и смешанным.

При централизованном делопроизводстве приемка, регистрация, контроль за выполнением и отправкой документов, а также формирование дел должны быть сосредоточены у лиц, которые отвечают за проведение делопроизводства.

При децентрализованном ведении делопроизводства выполняется в структурных подразделениях, при смешанном делопроизводстве осуществляется не только канцелярией, а и структурными подразделениями.

На предприятиях ресторанного хозяйства и в организациях делопроизводство ведет канцелярия (секретарь), в функции которой входят приемка, регистрация, распределение и доставка их исполнителям, оформление и отправка документов, контроль сроков их выполнения, формирование дела и сдача их в архив.

Работа секретаря отражается в инструкции по делопроизводству.

При переходе к рыночной экономике делопроизводство должно быть поставлено на высокий уровень, чтобы не было никакой волокиты с решением всех вопросов, которые возникают в оперативной работе предприятий общественного питания.

.