Полное наименование функций ОВКиК
| Определять потребности в комплектующих изделиях
| Виды документов, форм или данных, выходящих из отдела в течение года по функции
| Годовые расчеты потребности
| Виды документов, форм или данных, поступающих в отдел для обработки или составления данного документа (формы) по функции
| Производственная программа, нормы расхода, ведомость согласования, данные складского учета
| Подразделение или организация, откуда поступают документы, формы или исходные данные
| ПЭО, ПДО, ОПТ, ОГК, цехи, склады
| Куда направляются обработанные или составленные документы (формы) или данные по функции
| Вышестоящие организации
| Технические средства, с помощью которых производится обработка документов, форм или данных
| Счетная машинка, компьютер
| Количество технических средств, их стоимость и доля амортизационных отчислений, приходящихся на выполнение данной функции
| 1 шт. - 2000 руб. 1 шт. - 35 000 руб. 39 руб.
| Должности лиц, участвующих в обработке или составлении документа, формы или данных по функции, их месячный оклад
| Ст. экономист - 5500 руб. Экономист - 3200 руб.
| Периодичность обработки или составления документа, формы или данных в течение года, количество раз
| Ежегодно 1 раз
| Затраты труда на обработку или составление документа, формы или данных по функции каждого исполнителя в течение года
| 160 ч 160 ч
| Затраты на обработку или составление документа, формы или данных по функции в течение года с учетом стоимости технических средств и отчислений на социальное страхование
| 11 218 руб.
|
Условные обозначения:
ПЭО - планово-экономический отдел;
ПДО - производственно-диспетчерский отдел;
ОРТ - отдел главного технолога;
ОГК - отдел главного конструктора.
Затраты на выполнение функции определяются следующим образом. При расчете затрат на выполнение функций учитываются фонд заработной платы с начислениями на социальное страхование и расходы на содержание и эксплуатацию вычислительной техники. Это составляет 95% всех затрат на выполнение функций ОВКиК.
Суммарная стоимость технических средств, используемых при выполнении анализируемой функции, составляет (2000 + 35 000) = 37 000 руб. Срок службы технических средств при укрупненном расчете примем равным 10 годам. Тогда годовые амортизационные отчисления составят (37 000 : 10) = 3700 руб. Месячный фонд рабочего времени одного работника равен в среднем 173,4 ч. Данные технические средства используются при расчете потребности один раз в год в
течение примерно месяца (160 ч). Значит, доля амортизационных отчислений, приходящихся на выполнение данной функции, составит (3700: 12) = 308 руб.
Затраты труда на выполнение функции в месяц составят (5500 + 3200) = = 8700 руб. Но данная функция выполняется в период, меньший месяца (160 ч), поэтому затраты составят (8700 х 160 : 173,4) = = 8028 руб. Отчисления на социальное страхование равны (8028 х х 0,359) = 2882 руб. Затраты на выполнение функции составят (8028 + 2882 + 308) =11 218 руб. Подобным образом рассчитываются затраты на осуществление всех остальных функций ОВКиК.
Данные, полученные в результате формулировки, классификации функций ОВКиК и определения затрат на их осуществление, которые формируются на основе отчетной документации и экспертного опроса специалистов и руководителей отдела, сведены в табл. 7.3.
Стоимостная оценка функций и нанесение их на диаграмму позволяют выявить распределение затрат по функциям и областям диаграммы и определить те направления, по которым следует вести работу для сведения к минимуму излишних затрат, связанных с осуществлением конкретных функций управления.
При помощи диаграммы выявляются излишние и не свойственные отделу функции, а также функции, не выполняемые в настоящее время работниками отдела.
Излишней является функция защиты заявок на комплектующие изделия в вышестоящих организациях. Трудозатраты - 3000 руб. в год.
Функция контроля выполнения договоров, связанная с командировками к поставщикам комплектующих изделий для контроля выполнения плановых объемов и сроков поставки по договорам, также излишняя: организации-поставщики заинтересованы выполнять договоры по поставкам в срок. Примерные затраты составляют 20 000 руб. в год.
Таблица 7.3
Формулировка и классификация функций ОВКиК
№
п/п
| Наименование функции {глагол + существительное)
| Дополнение к наименованию функции
| Вид функции
| Затраты на осуществление функций в
течение года, руб.
|
|
|
|
|
|
|
| Определять
| потребности
| в комплектующих изделиях
| О
| 11 218
|
| Составлять
| заявки
| на комплектующие изделия
| О
|
|
| Подавать
| заявки
| на комплектующие изделия
| О
|
|
| Получать
| средства
| на комплектующие изделия
| о
|
|
| Заключать
| договора
| на поставку
| о
| 1 500
|
| Составлять
| спецификации
| на комплектующие изделия
| О
| 3 340
| | ,7
| Акцептовать
| счета
| на комплектующие изделия
| О
| 15 000
| |
| Руководить
| работой
| складов
| О
| 22 300
| |
| Разрабатывать
| лимиты
| на комплектующие изделия
| О
| 5 200
| |
| Снабжать
| цеха
| комплектующими изделиями
| О
| 13 000
| |
| Разрабатывать
| нормы
| на комплектующие изделия
| В
| 5 000
| |
| Защищать
| заявки
| на комплектующие изделия
| В
| 3 000
| |
| Изыскивать
| источники
| на дополнительную поставку
| В
|
| |
| Рассчитывать
| штрафы
| за несвоевременную поставку договоров
| В
| 1 630
| |
| Контролировать
| выполнение
| договоров
| В
| 20 000
| |
| Предъявлять
| претензии
| поставщикам
| В
| 1 000
| |
| Составлять
| протоколы
| разногласий
| В
| 2 770
| |
| Проверять
| цены
| на комплектующие изделия
| В
|
| |
| Регистрировать
| поступление
| комплектующих изделий
| В
| 13 240
| |
| Контролировать
| приемку
| комплектующих изделий
| в
| 2 700
| |
| Контролировать
| хранение
| комплектующих изделий
| в
| 4 680
| |
| Реализовы-вать
| излишки
| комплектующих изделий
| в
| 5 340
| |
| Рассчитывать
| остатки
| комплектующих изделий
| в
|
| |
| Вести
| учет
| комплектующих, изделий
| в
| 5 000
| |
| Контролировать
| использование
| комплектующих изделий
| в
| 5 060
| |
| Вести
| отчетность
| о работе ОВКиК
| в
| 5 060
| | | | | | | | | | | | |
Условные обозначения: О - основная;
В - вспомогательная.
По названным причинам излишними становятся функции «Рассчитывать размер штрафов за несвоевременную поставку», «Предъявлять претензии поставщикам комплектующих изделий», «Изыскивать источники на дополнительную поставку изделий». Затраты составляют (1630 + 1000 + 700) = 3330 руб. в год.
Несвойственна сотрудникам отдела работа на складах предприятия, в цехах (как правило в конце месяца) и т.п. В то же время работники отдела не разрабатывают нормы запасов комплектующих изделий, не следят за соблюдением их на складах. В результате этого изделия завозят на склад неравномерно, на складе хранятся некомплектные заделы. Отдел практически не занимается реализацией ставших ненужными в результате изменения производственной программы комплектующих изделий, что затрудняет размещение на складах необходимых комплектующих изделий.
Затем составляется схема функциональных взаимосвязей отдела (табл. 7.4), с помощью которой выявляются излишние и недостающие горизонтальные и вертикальные связи ОВКиК с другими подразделениями предприятия по каждой функции отдела.
Таблица 7.4
Фрагмент схемы функциональных взаимосвязей ОВКиК с другими функциональными подразделениями организации
Функции ОВКиК
| Подразделения и должностные лица
|
| ОГК
| ОГТ
| БМА
| БРИЗ
| ОГМ
| ОГЭ
| БТД
| ПДО
| ОМТс
| ОВКиК
| ФО
| ОС
| ПЭО
| ООТиЗ
| оОК
| Бухгалтерия
| ОТК
| Директор
| Гл. инженер
| Зам. директора по коммерческим вопросам
| Зам. директора по кадрам
| Определить потребности в комплектующих
изделиях
| С
| П
|
|
|
|
| У
| п
|
|
| У
| У
| П
| t
|
|
|
|
|
| Р
|
| Условные обозначения:
ОГК - отдел главного конструктора;
ОГТ - отдел главного технолога;
БМА - бюро механизации и автоматизации;
БРИЗ - бюро рационализации и изобретательства;
ОГМ - отдел главного механика;
ОГЭ - отдел главного энергетика;
БТД - бюро технической документации;
ПДО - производственно-диспетчерский отдел;
ОВКиК- отдел внешней кооперации и комплектации;
ФО - финансовый отдел;
ОС - отдел сбыта;
ПЭО - планово-экономический отдел;
ООТиЗ - отдел организации труда и заработной платы;
ОК - отдел кадров;
ОТК - отдел технического контроля;
О - отвечает за выполнение данной функции, организует ее исполнение, подготавливает и оформляет необходимый документ;
П - представляет исходные данные, информацию, необходимые для выполнения данной функции;
У - участвует в выполнении данной функции, визирует подготовленный документ;
С - согласовывает подготовленный документ по функции;
Р - принимает решение, утверждает, подписывает документ.
Так, за выполнение функции «Определять потребности в комплектующих изделиях» отвечает ОВКиК, он организует ее исполнение, подготавливает и оформляет необходимые документы. Из ОГТ ОВКиК получает нормы расхода комплектующих изделий по номенклатуре выпускаемой продукции. Планы и производственные программы предоставляют ПЭО и ПДО. Расчет потребности в комплектующих изделиях согласовывается с ОГК. Финансовый и сбытовой отделы участвуют в выполнении данной функции, предоставляя информацию о наличии оборотных средств, результатах складского учета. В расчетах потребности участвует и БТД, размножая необходимые документы. Утверждает документ о потребности предприятия в комплектующих изделиях заместитель директора по коммерческим вопросам.
Для определения степени значимости функций ОВКиК создается экспертная группа. В ее состав входят начальник ОВКиК, руководители и специалисты материальных групп отдела.
Каждый из членов экспертной группы заполняет матрицу попарных сравнений функций. В табл. 7.5 приведена матрица попарных сравнений для основных функций, заполненная начальником ОВКиК. Такие же матрицы строят и для вспомогательных функций.
По строкам и столбцам матрицы записываются соответствующие наименования или номера управленческих функций. Каждый член экспертной группы заполняет одну матрицу следующим образом. Например, в табл. 7.5 при сравнении функций 1 и 3 предпочтение отдается функции 3. В строке соответствующей функции 1 в столбце 3, соответствующем функции 3, выставляется 2 балла. Аналогично в строке 3 и столбце 1 выставляется 0. Если эксперт затрудняется отдать предпочтение какой-либо функции, то в соответствующих строке и столбце он проставляет по одному баллу. После заполнения всей матрицы баллы суммируются по строкам.
Таблица 7.5 |